Die Funktion beinhaltet die eigenständige Durchführung anspruchsvoller Assistenz- und administrativer Aufgaben zur Entlastung der Organisationseinheit, einschließlich der Bearbeitung sensibler und vertraulicher Angelegenheiten
Sie übernehmen eigenverantwortlich Assistenz- und Sachbearbeitungstätigkeiten unter Berücksichtigung interner und externer Vorgaben sowie unter Einhaltung von Qualitätsstandards und Fristen
Zudem sind Sie für die Optimierung und kontinuierliche Weiterentwicklung bestehender Prozesse verantwortlich und übernehmen eigenständig Sonderprojekte sowie zusätzliche Aufgaben
Darüber hinaus umfasst die Position die Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen sowie die Steuerung administrativer Prozesse
Sie agieren außerdem als Multiplikator für bereichsübergreifende Themen innerhalb der Organisationseinheit
Zusätzlich kümmern Sie sich um die Betreuung externer Gäste, einschließlich der Anmeldung, des Empfangs sowie der Begleitung zu den entsprechenden Besprechungsräumen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung zur Managementassistenz oder eine vergleichbare Qualifikation (z.B. Fachwirt), und bringen relevante Erfahrung im Assistenzumfeld mit
Im Umgang mit MS Office sind Sie sicher und arbeiten sich schnell in neue Systeme ein
Darüber hinaus haben Sie bereits Erfahrung im Projektmanagement gesammelt und behalten auch in einem dynamischen, agilen Arbeitsumfeld den Überblick sowie ein gutes Gespür für Prioritäten
Sie zeichnen sich durch eine hohe Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein souveränes Auftreten aus und gehen dabei stets diskret, loyal und verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um
Eine eigenverantwortliche, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise ist für Sie ebenso selbstverständlich wie die Zusammenarbeit im Team
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab
Zudem bringen Sie die Bereitschaft mit, regelmäßig vor Ort (Dienstag, Donnerstag, Freitag) zu arbeiten und das Team flexibel bei Terminen und Besprechungen zu unterstützen

Administrative Koordination - Expert (m/w/d)