Aufgaben
- Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung aller Sekretariatsaufgaben inklusive Terminplanung und -überwachung für die Abteilungsleitung
- Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sowie Koordination interner Abläufe
- Erstellung, Gestaltung und Qualitätssicherung von Präsentationen und Unterlagen – auch für die Vorstandsebene
- Eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache inklusive E-Mail-Management
- Steuerung und Abstimmung mit internen und externen Dienstleistern
- Bearbeitung von Rechnungen, Erstellung von Bestellanforderungen und Nachverfolgung in SAP
- Übernahme von eigenen Projekten wie z.B. Unterstützung der Veranstaltungsreihe Lunch & Learn und Unterstützung bei den Formaten der internen Kommunikation (Back Office bei Town Halls, Redaktion)
- Erstellung von Grafiken und Bearbeitung von Inhalten im Content-Management-System Sitecore
- Eigenständige Informationsrecherche sowie administrative und konzeptionelle Unterstützung strategischer Projekte
- Enge Zusammenarbeit mit Vorstandssekretariaten und im konzernweiten Assistenz-Pool der Unternehmenskommunikation
Profil
- Fundierte Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise mit Projektverantwortung
- Ausgezeichnete schriftliche Ausdrucksweise und sichere Grammatikkenntnisse
- Strukturierte und strategische Denkweise sowie Organisationsstärke
- Hohe Kundenorientierung, Belastbarkeit und Flexibilität
- Eigenverantwortliches und motiviertes Arbeiten im Team
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP, idealerweise Erfahrung mit Tools wie BeA, Gingco, Epos, Prisma, Cytric, IT-Service
- Offenheit für neue digitale Tools und Medien
Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Angenehmes Arbeitsklima
- Hays ermöglicht den Einstieg bei innovativen Unternehmen