Planung, Organisation und Monitoring von Arbeitsgruppen- und Meetingterminen inkl. Dokumentation (Agenda, Protokoll, Aktionslisten)
Fortschrittsdokumentation der Arbeitsgruppen gemäß der vereinbarten Systematik, Identifizierung und Dokumentation von Risiken bzw. Abweichungen, Nachhalten von Maßnahmen zur Arbeitsgruppen-Steuerung
Anlage und Pflegen eines systematischen Dokumentenmanagements aller Arbeitsgruppen und für das Leadership-Team (inkl. Zugriffsverwaltung)
Eigenständige Erstellung von Übersichten über die Arbeitsgruppen-Stände sowie Berichten für die Head of Technology Unit und die zuständigen Leadership-Team-Mitglieder

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich mit fundierter Berufserfahrung im Office-, Business- oder Projekt Management in internationalem Umfeld
Profunde Erfahrung als Projekt-Assistenz oder Projekt-Team Mitglied, idealerweise mit erster Projektmanagement Zertifizierung (z.B. Prince2 Foundation)
Souveräner Umgang mit Microsoft365 (bes. Teams, Outlook, Excel, Powerpoint, Sharepoint, OneNote, Forms, etc.)
Pro-aktive, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise gepaart mit der nötigen Flexibilität, auf verschiedene Arbeitsstile und Unterstützungsbedarfe der Arbeitsgruppenleiter einzugehen
Ausgeprägtes Teamplay und Kommunikationsfähigkeit mit der richtigen Mischung aus Durchsetzungsfähigkeit und Diplomatie
Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2)
Hohe Bereitschaft, sich in die spezifischen betrieblichen Zusammenhänge und Kultur des Unternehmens einzuarbeiten (inklusive japanische Kultureinflüsse)

Projektkoordinator Pharma (m/w/d)