Im Laufe der vergangenen sechs Jahrzehnte hat sich eine internationale Sicherheitskonferenz zu einem zentralen globalen Forum für die Debatte sicherheitspolitischer Themen entwickelt
Jedes Jahr im Februar kommen hochrangige Entscheidungsträger aus aller Welt zusammen, um über aktuelle und zukünftige sicherheitspolitische Herausforderungen zu diskutieren - zusätzlich zur jährlichen Hauptkonferenz werden weltweit Veranstaltungen zu verschiedenen Themen und Regionen organisiert und regelmäßig Berichte sowie weitere Publikationen zu ausgewählten sicherheitspolitischen Fragestellungen veröffentlicht
Mit all diesen Aktivitäten wird das Ziel verfolgt, Vertrauen zu fördern und zur friedlichen Beilegung von Konflikten beizutragen, indem ein anhaltender, kuratierter und zugleich informeller Dialog innerhalb der internationalen Sicherheitsgemeinschaft ermöglicht wird.

Verwaltung der Büroflächen sowie Umzugsmanagement
Prüfung von Mietverträgen und Management externer Immobiliendienstleister
Beauftragung, Planung und Überwachung von Wartungsarbeiten und technischen Inspektionen
Verwaltung und Koordinierung von externen Dienstleistern
Verwaltung und Zugangskoordinierung der Bundeswehrlager
Einkauf von Büromaterial, Getränken, etc. sowie Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle
Prüfung und Organisation von Arbeitssicherheitsmaßnahmen sowie Verwaltung des Fuhrparks / Poolfahrzeuge
Bearbeitung von Versicherungsfällen und Schadensabwicklung
Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, Sonderprojekten und Meetings
Identitätsmanagement (CI) und Bürogestaltung
Teamassistenz in Vertretung (insb. Reisebuchungen, Postbearbeitung, Betreuung zentrale Telefonnummer)

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium der Betriebswirtschaft resp. eines verwandten Studiengangs oder erste Berufserfahrung im Bereich Office Management
Erfahrung im Bereich Office Management und Arbeitssicherheit
Analytisches Denkvermögen und eine schnelle Auffassungsgabe
Sicherer Umgang mit MS-Office (Insb. Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Zuverlässigkeit sowie gewissenhafte, präzise, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Hands-On-Mentalität
Führerschein Klasse B
Reisebereitschaft für regelmäßige Fahrten nach Berlin

Eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einem hochmotivierten Team
Die Chance, eigene Ideen zu realisieren und damit die Weiterentwicklung des Bereichs Administration & Process Management maßgeblich voranzutreiben
Ein dynamisches und herzliches Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird und das sich um Ihre schnelle und vollumfängliche Einarbeitung kümmert
Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 30 Urlaubstagen
Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Teamevents in außergewöhnlichen Locations
Ein flexibles und agiles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (Umfang nach Absprache) und vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten
Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen
Das Deutschlandticket als Jobticket
Mitgliedschaft im Urban Sports Club, uvm

Office Manager (m/w/d)