Aufgaben
- Empfang und Betreuung von Gästen, Telefonzentrale, Auskunftserteilung, Koordination von Besuchen inkl. Catering, sowie professionelle Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden
- Bearbeitung von Post und Lieferungen, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Küchenmaterial, sowie allgemeine Büroarbeiten wie Scannen, Kopieren, Binden etc.
- Pflege der Büro- und Besprechungsräume, Verwaltung von Büroausstattung, Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Notfallpläne, Erste-Hilfe-Schulungen), Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
- Organisation von Reisen (Buchungen, Spesen), Unterstützung bei Veranstaltungen (Planung, Catering, Teilnehmerkoordination), sowie Rechnungsprüfung und Pflege von Lieferanten- und Buchhaltungsdaten
- Erstellung von interner und externer Korrespondenz, Pflege von Richtlinien und Prozessen, sowie Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten
Profil
- Proaktives Handeln, Eigenverantwortung im Team
- Professioneller Umgang mit Kunden, Besuchern und Mitarbeitern mündlich und schriftlich, in Deutsch, Englisch und idealerweise Französisch
- Effiziente Bearbeitung mehrerer Aufgaben gleichzeitig
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) sowie grundlegende technische Fähigkeiten im Büroalltag
- Abgeschlossene Ausbildung und fundierte Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld
Benefits
- Remote-Möglichkeit
- Option auf Verlängerung
- Festanstellung möglich
- Einblick in ein internationales Unternehmen